What to do with my booked holiday for 2020?

To cancel or not to cancel. The coronavirus is spreading around the globe. Scientists can make predictions for the rest of the year, but only time will tell when we'll be freed from this misery. A lot of people who have already booked their holiday for 2020 aren't sure if they want to go, or if they even are allowed to go.

In this article, I'll give you a summary of the options you have concerning cancellation, based on the Belgian travel law. The first part will be in Dutch, as this is Belgian law so a lot of readers speak Dutch. However, this law is based on a European guideline. This means that in other EU states there will be a similar law. That's why I also included an English version below. This specific Belgian law applies if you have booked your holiday at a Belgian tour operator or through a Belgian reseller.

1. Ik heb een pakketreis geboekt

Eerst en vooral, wat is een pakketreis?

Bij een pakketreis combineer je minstens 2 verschillende soorten reisdiensten voor één reis. Een reisdienst is bijvoorbeeld transport, accommodatie, autoverhuur, activiteiten,... Belangrijk is dat deze diensten binnen één overeenkomst worden gesloten, en dus ook verkocht worden aan een totaalprijs.

Dit is bijvoorbeeld een reis bij TUI waarbij je vlucht en hotel in één pakket boekt en hier een totaalprijs voor betaalt.

Een situatie waarbij je een vlucht boekt, en de luchtvaartmaatschappij jou hierna een hotel aanbiedt waarbij je wordt doorverwezen naar een andere website en vlucht en hotel apart betaalt, is dus geen pakketreis.

Ik wil mijn reis annuleren

Als reiziger kan je altijd je pakketreis annuleren vóór het begin van je reis. Hiervoor kan de reisorganisator (vb. TUI of een andere touroperator, het bedrijf waar je je pakketreis hebt geboekt) een opzegvergoeding eisen. Hoe hoog dit bedrag is, kan je meestal vinden op de website van de reisorganisator of in je pakketreisovereenkomst, dit is het contract dat je hebt met de organisator en je altijd krijgt via mail of op papier.

Echter, als op jouw reisbestemming of in de onmiddelijke omgeving daarvan onvermijdbare en buitengewone omstandigheden zich voordoen, dit bijvoorbeeld een epidemie zoals het coronavirus maar ook natuurrampen, terrorisme,... en indien deze omstandigheden aanzienlijke gevolgen hebben voor de uitvoering van de pakketreis of voor het vervoer van de reizigers naar de bestemming, dan kan deze reis geannuleerd worden zonder betaling van een opzegvergoeding. Indien je annuleert vóór het begin van de reis natuurlijk.

In dit geval heb je ook recht op een volledige terugbetaling van de bedragen die reeds betaald zijn. Je hebt geen recht op een bijkomende schadevergoeding doordat er hier sprake is van overmacht, maar je krijgt dus wel je geld terug, al dan niet in de vorm van een voucher.

Een leidraad om te bepalen of het onveilig is om naar de plaats van bestemming te reizen door onvermijdbare en buitengewone omstandigheden, is het reisadvies van de FOD Buitenlandse Zaken. Let er wel mee op dat bij dit soort van omstandigheden het moeilijk te voorspellen is hoelang deze zullen duren. Je reis nu annuleren die pas over enkele maanden zal plaatsvinden, is nog wat voorbarig.

De reisorganisator annuleert mijn reis

Als er een negatief reisadvies wordt gegeven door de FOD Buitenlandse Zaken door een gebeurtenis op een bepaalde bestemming, dan is de kans groot dat de reisorganisator zelf alle reizen naar die bepaalde bestemming annuleert. Dit omdat ze de veiligheid van hun klanten niet op het spel willen zetten.

Indien de reisorganisator (vb. TUI, sunweb en andere touroperators) de reis annuleert als gevolg van onvermijdbare en buitengewone omstandigheden zoals de corona epidemie maar ook natuurrampen, terrorisme,... dan informeert hij de reiziger in het eerste geval zo snel mogelijk en vóór het begin van de pakketreis hierover.

Ook nu betaalt de organisator het volledige bedrag dat de reiziger reeds heeft betaald terug. Je hebt geen recht op een bijkomende schadevergoeding doordat er hier sprake is van overmacht, maar je krijgt dus wel je geld terug, al dan niet in de vorm van een voucher.

2. Ik heb zelf mijn reis samen gesteld

Wanneer je vervoer, accommodatie, autohuur, activiteiten,... allemaal apart hebt geboekt en betaald, dan biedt de reiswet je veel minder bescherming dan bij een pakketreis.

Ik wil mijn reis annuleren

Hiervoor moet je zelf contact opnemen met je hotel, luchtvaartmaatschappij, autoverhuurbedrijf... Of je een opzegvergoeding moet betalen, hoeveel geld je terug krijgt,... hangt volledig van de bedrijven zelf af. Bij een hotel kan men dit terugvinden in de algemene voorwaarden. Bij een luchtvaartmaatschappij hangt het af van de flexibiliteit van jouw ticket (vb. 'no-flex', 'flex').

De luchtvaartmaatschappij annuleert mijn vlucht

Wanneer een luchtvaartmaatschappij van een EU land jouw vlucht annuleert, heb je verschillende keuzes:

- Een volledige terugbetaling van het ticket binnen de 7 dagen, tegen de prijs waarvoor het gekocht was. Dit door middel van bijvoorbeeld een bankoverschrijving. Bij schriftelijke toestemming van de passagier kan dit terugbetaald worden in de vorm van een voucher en/of andere diensten.

- Een andere vlucht onder vergelijkbare vervoersvoorwaarden naar je eindbestemming bij de eerste gelegenheid.

- Een andere vlucht onder vergelijkbare vervoersvoorwaarden naar je eindbestemming op een latere datum naar keuze, indien er plaats beschikbaar is.

Wanneer de luchtvaartmaatschappij kan aantonen dat de annulering het gevolg is van buitengewone omstandigheden die ondanks het treffen van alle redelijke maatregelen niet voorkomen konden worden, dan heb je geen recht op bijkomende compensatie. Eén van de hierboven genoemde keuzes krijg je uiteraard wel.

Het hotel annuleert mijn reservatie

Wanneer het hotel laat weten dat jouw reservatie niet zal kunnen doorgaan door buitengewone omstandigheden zoals het corona virus, betalen zij het bedrag dat al reeds betaald is terug. Je hebt geen recht op een extra schadevergoeding doordat het hier gaat om een buitengewone omstandigheid.

3. Wat met mijn annulatieverzekering?

Wanneer je een annulatieverzekering hebt en jij, een dicht familielid of reisgezellen ziek worden voor de reis aanvangt (door corona of iets anders), dan kan je beroep doen op je annulatieverzekering.

Wanneer de reden tot annulering vermeld staat in de polis (vb. ziekte, herexamen, echtscheiding, overlijden,...), dan betaalt jouw verzekering het resterende reisbedrag dat de reisorganisatie, luchtvaartmaatschappij, hotel,... niet heeft terugbetaald. Het is dus zeker aan te raden als je een annulatieverzekering hebt genomen, of deze verbonden is aan een creditcard, om de polis eens goed door te lezen.

Let op! Epidemieën worden bij de meeste annulatieverzekeringen niet gedekt! Als het corona virus de reden is waarom je het verblijf in een hotel annuleert, en zij je niks terugbetalen omdat dit zo in hun voorwaarden staat, dan zal de annulatieverzekering ook niks voor jou kunnen doen. Kijk dus zeker na wat jouw annulatieverzekering dekt en wat niet.

4. Hoe kan ik de toeristische sector helpen?

Het toerisme ligt zo goed als stil, wat ervoor zorgt dat dit ongelofelijk moeilijke tijden zijn voor alle toeristische bedrijven. Dit is ook de reden waarom reisorganisaties een voucher zullen aanbieden in plaats van jouw reis terug te betalen. Zoals elk ander bedrijf hebben ook reisorganisaties kosten die betaald moeten worden, ook al hebben ze geen inkomsten. Het geld dat reizigers reeds betaald hebben voor hun reis, kan hiervoor gebruikt worden. Wanneer alles weer beter gaat en toerisme weer kan draaien, zal het makkelijker zijn voor de reisorganisaties om je te vergoeden in de vorm van een korting door de voucher voor een volgende reis. Moesten alle toeristische bedrijven de reizen die geannuleerd werden nu moeten terugbetalen, dan zouden er heel wat failliet gaan.

Een andere manier om de toeristische sector te helpen, is om jouw reservatie niet te annuleren, maar deze te verplaatsen naar een latere datum. Zo krijgt het bedrijf toch inkomsten op een later moment. Gezien de omstandigheden zullen veel bedrijven dit kosteloos aanbieden. Moest jouw reis duurder zijn op de nieuwe datum, dan kan het wel zijn dat je dit verschil zal moeten bijbetalen.

5. Ik heb nog vragen

Ga je binnenkort op reis en zit je nog met vragen? Aarzel dan niet om jouw reisagent, reisorganisatie, hotel, luchtvaartmaatschappij,... te contacteren.

Is je vakantie pas gepland voor over enkele maanden? Wacht dan nog even af. Alle reisagenten, reisorganisaties, hotels, luchtvaartmaatschappijen,... worden nu overspoeld met vragen van ongeruste reizigers. Daarnaast kunnen zij ook niet voorspellen hoe de situatie over enkele maanden zal zijn. Leven in onzekerheid is zeker niet simpel. Als jouw reservatie toch niet zou kunnen doorgaan, dan kan je er vrij zeker van zijn dat het bedrijf jou zal contacteren.

---

Ik hoop dat dit artikel je heeft kunnen helpen om eventuele ongerustheid weg te nemen. Het zijn ontzettend onzekere tijden voor iedereen, zowel voor jou als reiziger als voor toeristische bedrijven. Eén ding hebben jullie gemeen, jullie willen beide zo snel mogelijk weer kunnen reizen. Daarom nogmaals een korte oproep om alle maatregelen die door de overheid zijn opgelegd zo strikt mogelijk na te leven.

Stay safe and happy travels!

xxx Anke

Dit artikel werd nagelezen op juistheid door Marianne Van Eetvelt, docent recht aan Thomas More hogeschool.

Bronnen:

Speybrouck, J., & Van Eetvelt, M. (2017). Toerismecodex. Gent, België: Academia Press.

Test Aankoop. (2019, 16 mei). Reis geannuleerd wegens overmacht ? Geraadpleegd op 23 maart 2020, van https://www.test-aankoop.be/familie-prive/reizen/dossier/overmacht

---

1. I have booked a package holiday

First of all, what's a package holiday?

With a package holiday, you combine at least 2 different types of travel services for one trip. A travel service is, for example, transport, accommodation, car rental, activities,... It is important that these services are concluded within one contract, and therefore also sold at a total price.

This is, for example, a holiday with TUI where you book your flight and hotel in one package and pay a total price for it.

A situation in which you book a flight and the airline then offers you a hotel where you are redirected to another website and pay for your flight and hotel separately, is not a package holiday.

I want to cancel my trip

As a traveller, you can always cancel your package holiday before the start of your trip. For this, the tour operator (e.g. TUI or another tour operator, the company where you booked your package holiday) can demand a cancellation fee. How much this costs, can usually be found on the tour operator's website or in your package holiday agreement, this is the contract you have with the tour operator that you will always receive by e-mail or on paper.

However, if unavoidable and exceptional circumstances occur at your destination or in the immediate vicinity of your destination, such as an epidemic like the coronavirus but also natural disasters, terrorism,... and if these circumstances have significant consequences for the execution of the package holiday or for the transport of the travellers to the destination, then this trip can be cancelled without payment of a cancellation fee. If you cancel before the start of the trip of course.

In this case, you are also entitled to a full refund of the amounts already paid. You are not entitled to any additional compensation due to force majeure, but you will get your money back, whether or not in the form of a voucher.

A guideline for determining whether it is unsafe to travel to your destination due to unavoidable and exceptional circumstances is the travel advice provided by the FPS Foreign Affairs. Please note that under circumstances of this kind, it is difficult to predict how long they will last. Cancelling your trip now, which will only take place in a few months' time, is still a little early.

The tour operator cancels my trip

If negative travel advice is given by the FPS Foreign Affairs due to an event at a particular destination, there is a good chance that the tour operator itself will cancel all trips to that particular destination. This is because they do not want to put the safety of their customers at risk.

If the tour operator (e.g. TUI, Sunweb and other tour operators) cancels the trip due to unavoidable and exceptional circumstances such as the corona epidemic, but also natural disasters, terrorism, etc., the tour operator can cancel the trip. First of all, they will inform the traveller as soon as possible and before the start of the package holiday.

Again, the organizer will refund the full amount already paid by the traveller. You are not entitled to any additional compensation due to force majeure, but you will get your money back, whether or not in the form of a voucher.

2. I have put together my own trip

When your transportation, accommodation, car rental, activities,... are all booked and paid for separately, then the travel law offers you much less protection than with a package holiday.

I want to cancel my trip

For this, you have to contact your hotel, airline, car rental company... Whether you have to pay a cancellation fee, how much money you get back... depends entirely on the companies themselves. In the case of a hotel, this can be found in the general terms and conditions. With an airline, it depends on the flexibility of your ticket (e.g. 'no-flex', 'flex').

The airline cancels my flight

When an airline of an EU country cancels your flight, you have several choices:

- A full refund of the ticket within 7 days, at the price at which it was purchased. This by means of a bank transfer, for example. With the written consent of the passenger, this can be refunded in the form of a voucher and/or other services.

- Re-routing, under comparable transport conditions, to your final destination at the earliest opportunity

- Re-routing, under comparable transport conditions, to your final destination at a later date of your choice, subject to availability of seats.

If the airline can prove that the cancellation is caused by extraordinary circumstances which could not have been avoided even if all reasonable measures had been taken, you are not entitled to additional compensation. You will, of course, be entitled to one of the above choices.

The hotel cancels my reservation

When the hotel informs you that your reservation will not be able to proceed due to exceptional circumstances such as the coronavirus, they will refund the amount already paid. You are not entitled to additional compensation because this is an exceptional circumstance.

3. What about my cancellation insurance?

If you have cancellation insurance and you, a close relative or travel companions fall ill before the trip takes place (due to corona or something else), you can use your cancellation insurance.

If the reason for cancellation is mentioned in the policy (e.g. illness, retake, divorce, death,...), your insurance will refund the remaining travel amount that the travel organization, airline, hotel,.... has not reimbursed. If you have cancellation insurance, or if it is linked to a credit card, it is certainly advisable to read the policy carefully.

Attention! Epidemics are not covered by most cancellation insurances! If the coronavirus is the reason why you cancel your stay in a hotel, and they won't reimburse you because this is stated in their terms and conditions, the cancellation insurance won't be able to do anything for you either. So be sure to check what your cancellation insurance covers and what it doesn't.

4. How can I help the tourism industry?

Tourism is almost at a standstill, which makes these incredibly difficult times for all tourism companies. This is also the reason why travel companies will offer a voucher instead of refunding your trip. Like any other business, travel companies have costs that have to be paid, even if they have no income. The money that travellers have already paid for their trip can be used for this purpose. When everything goes better and tourism is up and running again, it will be easier for the tour operators to reimburse you in the form of a discount through the voucher for your next trip. If all travel companies had to pay back all the trips that were cancelled now, a lot of them would go bankrupt.

Another way to help the tourism industry is not to cancel your reservation, but to move it to a later date. In this way, the company would still receive income at a later date. Given the circumstances, many companies will offer this free of charge. If your trip is more expensive on the new date, you may have to pay the difference.

5. I still have questions

Are you going on a trip soon and do you still have questions? Don't hesitate to contact your travel agent, travel organisation, hotel, airline,...

Is your holiday only planned for a few months from now? Then wait and see. All travel agents, travel organizations, hotels, airlines,... get lots of questions from worried travellers. In addition, they cannot predict what the situation will be like in a few months. Living in uncertainty is certainly not easy. If your reservation could not go through, you can be pretty sure that the company will contact you.

---

I hope this article has helped you to allay any concerns you may have. These are incredibly uncertain times for everyone, both for you as a traveller and for tourism companies. One thing you have in common, you both want to be able to travel again as soon as possible. That is why I would like to call once again for all measures imposed by the government to be adhered to as strictly as possible.

Stay safe and happy travels!

xxx Anke

This article was checked for correctness by Marianne Van Eetvelt, lecturer in law at Thomas More University of Applied Sciences.

Sources:

Speybrouck, J., & Van Eetvelt, M. (2017). Toerismecodex. Gent, België: Academia Press.

Test Aankoop. (2019, 16 mei). Reis geannuleerd wegens overmacht ? Consulted on 23th of March 2020, from https://www.test-aankoop.be/familie-prive/reizen/dossier/overmacht